С 2016 года ведение бухучета в бюджетных организациях переходит в электронный формат. Законодательные акты подчеркивают приоритет электронных документов над бумажными в таких учреждениях.
В статье посмотрим:
- какие нормативные акты регулируют переход с бумажных документов на электронные;
- каковы основные требования к формированию документов в электронном формате;
- как бухгалтерам подготовить документы в «1С:Бухгалтерии госучреждения 8», чтобы обмениваться ими через ЭДО.
Нормативные акты, регулирующие обработку электронных документов
В декабре 2016 года Министерство финансов утвердило стандарт «Концептуальные основы бухучета и отчетности организаций госсектора». Нормативный акт прописывает требования к составлению и хранению в цифровом формате первичных документов, которые подписываются электронной подписью.
Чтобы сотрудники государственных учреждений могли выполнить требования стандарта, в 2020 и 2021 годах Минфин выпустил приказы № 103н и № 61н. В них закреплены формы электронных документов, правила их составления и применения. Это не конечный перечень образцов электронной отчетности. Минфин планирует дополнить список.
Так, в цифровом формате составляют:
- первичные документы;
- регистры бухучета.
Подлинность содержания каждой отчетности подтверждается простой или квалифицированной электронной подписью.
В методических указаниях к приказу № 61н прописаны требования к расшифровке таких подписей. Так, расшифровка содержит данные о должностных лицах, которые:
- отвечают за информацию в документе;
- подтверждают операции и результаты деятельности организации;
- отвечают за ведение бухучета (если форма документа предусматривает подпись).
Также методический раздел определяет:
- порядок, в котором указываются ответственные сотрудники в отчетности;
- зону ответственности каждого, кто подписывает бумагу.
Мы кратко рассмотрели, какие документы сдаются в цифровом формате, и основные требования к ним. Теперь разберем, как бухгалтеру составлять отчетности в «1С:Бухгалтерии госучреждения 8» и обмениваться ими через ЭДО.
Как устроен документооборот в программе «1С:Бухгалтерии госучреждения 8»
Через программу «1С:Бухгалтерия госучреждения 8» можно обмениваться документами с несколькими ответственными сотрудниками. Что это дает? Теперь бухгалтерии легче:
- Формировать и обрабатывать документы по этапам.
- Разграничивать ответственность между сотрудниками: по реквизитам и разделам отчетности.
- Защищать подписанные документы от незаконных корректировок и использования.
- Подписывать документацию у ответственных работников.
В программе содержится подсистема «Процессы обработки документов». В ней создаются правила поэтапной обработки отчетности для конкретной организации. Это может быть настройка шаблонов процессов с учетом правил и графика документооборота или другая потребность компании, которая ускоряет работу сотрудников.
К созданию документации допускаются сотрудники разных должностей. Ими могут быть бухгалтеры, работники планового или материально-технического отделов, кладовщики и другие. Каждый сотрудник заполняет и подписывает часть отчетности, за которую отвечает.
Как осуществить организационные процедуры
Чтобы правильно настроить шаблоны процессов, нужно решить такие вопросы:
- определить типы документов, заполнение которых нужно автоматизировать;
- составить план обработки каждого типа документов по пунктам:
- выделить этапы обработки отчетности;
- определить порядок этапов;
- продумать статусы документов после завершения каждого этапа;
- назначить исполнителя на каждый этап и обозначить границы его ответственности;
- отметить наличие или отсутствие электронной подписи по этапам и выбрать ее тип;
- определить срок выполнения каждого этапа;
- назначить сотрудников, контролирующих заполнение отчетностей.
Что делать, если государственная организация уже разработала и утвердила правила документооборота?
Создавать шаблоны порядка движения электронных документов в «1С:Бухгалтерии госучреждения 8» на основе собственных наработок.
Чтобы не противоречить требованиям и нормам законодательных актов об организации обработки документации, разрабатывайте шаблоны процессов документооборота на основе Методических указаний Приказов Министерства финансов № 103н и № 61н.
Как настроить шаблоны процессов
Шаблоны процессов документооборота настраиваются после утверждения перечня бизнес-процессов и технологических карт. Для этого нужно войти в пользовательский режим 1С и заполнить шаблон процесса.
Если вы впервые настраиваете этапы заполнения документации и сталкиваетесь с трудностями, 1С рекомендует обратиться за помощью к партнерам со статусом «ЦКБ (Центр компетенции по бюджетному учету)».
После того как вы прописали каждый этап создания отчетности и порядок его выполнения, назначили ответственных сотрудников, включите шаблон процесса в использование. Теперь отчеты этого типа заполняются по созданному шаблону.
Как обрабатывать документ по настроенному шаблону процесса
При создании нового документа шаблон процесса выбирается автоматически. В этот же момент ставится задача исполнителю первого этапа обработки отчетности.
Далее документ заполняется в последовательности, указанной в шаблоне. После прохождения конкретного этапа его статус меняется.
Если сотрудник выполнил этап, который подтверждается электронной подписью, откроется форма для подписания.
Обработка документа завершается, когда выполнены все задачи шаблона.
Ресурсы для выполнения задачи сотрудником:
- Форма «Мои текущие задачи по обработке документов». Расположена на стартовой странице.
- Форма «Мои задачи по обработке документов». Находится в меню «Органайзер». В этой форме также видны выполненные задачи.
- Нижняя панель формы документа, который заполняется.
Текущий статус документа отражается:
- в форме отчетности;
- в перечне документов.
После того как завершится обработка отчетности, внести корректировки не получится.
Карточка процесса отражает список выполненных задач и перечень электронных подписей, относящихся к заполненному документу.
Если потребуется напечатать отчетность, то программа автоматически поставит электронные подписи на каждой странице документа. Если распечатанный отчет нужно предоставить в стороннюю организацию, его нужно заверить печатью и подписью руководителя или ответственного лица.
Что дает подсистема «Процессы обработки документов»
Пользователи программы 1С:Бухгалтерия госучреждения 8 в подсистеме «Процессы обработки документов» могут:
- обрабатывать отчетности по этапам;
- настраивать шаблоны процесса заполнения документов по типам;
- выстраивать систему статусов отчетов;
- определять этапы обработки документов;
- закреплять на каждый этап ответственного сотрудника;
- разграничивать ответственность между исполнителями;
- подтверждать подлинность документов электронной подписью;
- работать с разработанными ранее алгоритмами выполнения задач;
- оповещать сотрудников о текущих задачах;
- контролировать ход заполнения документов;
- вручную назначать задачи исполнителям, если возникает необходимость.
Теперь вы знаете, как вести бухгалтерский ЭДО в «1С: Бухгалтерии госучреждения 8» и формировать документы.